Tempo de guarda de documentos
A gestão eficiente de documentos é crucial para o bom funcionamento de qualquer organização. Manter esses registros de forma organizada não apenas facilita o cumprimento das obrigações legais, mas também contribui para uma administração mais eficaz e um ambiente de trabalho mais produtivo.

Hoje em dia, a quantidade de documentos que precisamos ter é imensa. A burocracia e a garantia de nossa segurança são alguns fatores que colaboram para a necessidade desse grande volume de documentos. Apesar de usarmos alguns documentos poucas vezes, é a guarda de documentos se mostra necessária, pois em algum momento de nossas vidas podemos precisar deles.
DOCUMENTOS PESSOS FÍSICA
- Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF): 5 anos, subsequentes ao ano da declaração
- Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): 5 anos, subsequentes ao ano da declaração
- Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU): 5 anos, subsequentes ao ano da declaração
- Extrato bancário: 5 anos
- Fatura do cartão de crédito: 3 anos se houver parcelamento, mas o prazo de precaução é 5 anos
- Comprovante de depósito bancário: Até a comprovação do crédito em conta
- Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRVL ou DUAL): 1 ano
- Escritura de Imóvel: Permanente
- Comprovante de pagamento de condomínio: 5 anos
- Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel: Até que seja feito o registro da escritura
- Recibo de pagamentos de aluguéis: 3 anos
- Carteira de Trabalho: Permanente
- Cartão do Programa de Interação Social (PIS): Permanente
- Guia de Recolhimento do INSS: Permanente
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): Permanente
- Holerite aposentadoria: Até a aposentadoria
- Seguro desemprego: Até acabar o tempo do seguro
- RG: Permanente
- CPF: Permanente
- Certidão de nascimento: Permanente
- Certidão de casamento: Permanente
- Certidão de óbito: Permanente
- Título eleitoral: Permanente
- Contas de água: 5 anos
- Contas de energia elétrica: 5 anos
- Contas telefônicas: 5 anos
- Recibo de pagamento de aluguel: 3 anos
- Recibo de pagamento de condomínio: 5 anos
- Nota fiscal de compra de bem durável: durante toda a vida útil do bem
- Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis: 30 dias
- Fatura de cartão de crédito: 5 anos
- Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio: Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.
- Comprovante de pagamento de mensalidades escolares: Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma.
- Comprovante de pagamento de convênio médico: 5 anos
- Comprovante de pagamento de TV por assinatura: 5 anos
- Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais: 5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato
- Comprovante de hospedagem: 1 ano
- Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.): 1 ano, após o final da vigência
DOCUMENTOS TRIBUTÁRIOS
- Notas fiscais e recibos: 5 anos
- Livros fiscais: 5 anos
- IR - Imposto de Renda: 5 anos
- CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Liquido) - CÓDIGOS: 2372, 2484, 6012 e 6773.: 10 anos
- PIS - Programa de Integração Social: 5 anos
- COFINS Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): CÓDIGOS: 2172, 5442, 5856 e 7987: 10 anos
- IRPJ (IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA JURÍDICA) - CÓDIGOS: 2089, 2430, 2456, 3373 e 5993: 10 anos
- PIS (Programa de Integração Social) - CÓDIGOS: 4674, 5434, 6912, 8109 e 8301 : 10 anos
- ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação: 5 anos
- Declarações - DIRJ, DCTF, DACON: 5 anos
- DASN - Declaração Anual do Simples Nacional: 5 anos
- DIRF - RETENÇÃO NA FONTE - CÓDIGOS: 1708 - IRRF Serviços; 3208 - IRRF Aluguel; 0588 - IRRF Autonomos; 5952 - CSRF Serviços; 8045; 3280; 6561: 10 anos
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): 10 anos
- Guias de I.S.S - Retidos: 10 anos
- Declarações de Ajuste Anual - IRPF e Deduções: 5 anos
- GIA - Guia de Informações e Apuração do ICMS: 5 anos
- ECD - Escrituração Contábil Digital: Permanente
- Livros Fiscais – Empresas Prestadoras de Serviços: Permanente
- Arquivos XML Notas Fiscais Entrada : 10 anos
- Arquivos XML Notas Fiscais Saída : 10 anos
- DCTF´S - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais: 10 anos
- DEFIS - Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais: 10 anos
- DeSTDA - Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação / STDA : 10 anos
- DIMOB - Declaração de Informações s/ Atividades Imobiliárias: 10 anos
- DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte: 10 anos
- DMED - Declarações de Serviços Médicos: 10 anos
- ECF - Escrituração Contábil Fiscal: 10 anos
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições: 10 anos
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) ICMS/IP: 10 anos
- FCONT - Controle Fiscal Contábil de Transição: 10 anos
- GIA - Guia de Informação e Apuração do ICMS : 10 anos
- PER/DCOMP - Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação : 10 anos
- GUIAS DE ISS - Empresas Prestadoras de Serviços: 7 anos
- GUIAS DE ICMS - Empresas Comerciais: 7 anos
- Taxas Municipais (TFE, TFA, IPTU): 7 anos
DOCUMENTOS PREVIDENCIÁRIO E TRABALHISTA
- Contrato de trabalho: Permanente
- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto: 5 anos
- Termo de rescisão de contrato de trabalho: 2 anos
- Folha de pagamento: 10 anos
- Livros ou fichas de registro de empregados: Permanente
- FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviços: 30 anos
- GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos
- GRFC - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social: 30 anos
- GPS - Guia da Previdência Social: 5 anos
- Contribuição Sindical: 5 anos
- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: 3 anos
- RAIS - Relação Anual de Informações Sociais: 5 anos
- Aviso Prévio: 2 anos
- Acordo de prorrogação de horas: 5 anos
- Adiantamento Salarial (para efeitos trabalhistas): 5 anos
- Atestados Médicos (para efeitos trabalhistas): 5 anos
- Autorização de descontos: 5 anos
- CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – Processo Eleitoral: 5 anos
- Controle de Ponto: 5 anos
- Mapa Anual de Acidentes do Trabalho: 5 anos
- Recibos de pagamento de abono pecuniário: 5 anos
- Recibos de pagamento e adiantamento salarial: 5 anos
- Recibos de pagamento e gozo de férias: 5 anos
- Recibos de pagamentos do 13º salário: 5 anos
- Salário – relação de depósitos bancários: 5 anos
- Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa – CD e Requerimento do Seguro-Desemprego – SD): 5 anos
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional: 5 anos
- Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS: 5 anos
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS : 5 anos
- Comprovante de pagamento ou declaração do segurado: 5 anos
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): 5 anos
- Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária – 5 anos
- Guia da Previdência Social (GPS): 5 anos
- Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias: 5 anos
- Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços: 5 anos
- Salário-educação – documentos relacionados ao benefício: 5 anos
- Salário-família - – documentos relacionados ao benefício: 5 anos
- Salário-maternidade: documentos relacionados ao benefício: 5 anos
- Demais documentos sujeito à fiscalização do INSS: 5 anos
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) – Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado): 20 anos após o desligamento do trabalhador
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda documentação: 20 anos
- Livro de Inspeção do Trabalho: Permanente
- Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais: Permanente
- Sindical dos Empregados (Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa): 7 anos
- Sindical Patronal (Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa): 7 anos
DOCUMENTOS CONTÁBEIS
- Livros Contábeis encadernados, Diário, Razão e LALUR: Permanentes
- Imobilizado - Notas Fiscais: 10 anos
- Balanços: 10 anos
- Contratos de Leasing: 7 anos
- Contrato de Locação: 7 anos
- Contratos de Prestação de Serviços, de terceiros, Autônomos, Terceirizados e Cooperativas: 2 anos
- Documentos Contábeis: 7 anos
DOCUMENTOS DE LEGALIZAÇÃO DE EMPRESA
- Alvarás de Funcionamento: Permanente
- Atas de Reunião: Permanente
- Certificado Conselho de Classe: Permanente
- Contrato Social e Alterações: Permanente



